Společnost s ručením omezeným je v Česku nejoblíbenější formou podnikání pro ty, kdo chtějí oddělit firemní a osobní majetek. Založit ji dnes zvládnete za pár dní. Jenže s ní přichází povinnost, kterou mnoho nových jednatelů podcení: podvojné účetnictví. A s ním i odpovědnost, kterou nelze delegovat. I když účetnictví vede externí účetní, za jeho správnost a včasnost podle zákona odpovídá statutární orgán, tedy jednatel.
To neznamená, že jednatel musí umět zaúčtovat každou fakturu. Musí ale vědět, co se ve firmě děje, jaké termíny se blíží a která čísla jsou varovným signálem. Pojďme si projít, co by měl mít pod kontrolou během celého roku.
Proč s.r.o. není jen „větší živnost“
Mnoho podnikatelů přechází na s.r.o. ze živnosti a zpočátku ji tak i řídí. Peníze z firemního účtu berou jako své, platí jimi soukromé nákupy a účetní se o tom dozví až z výpisu. To je ovšem cesta k problémům. Peníze na účtu s.r.o. patří společnosti, ne jednateli ani společníkovi. Každý výběr musí mít právní důvod: odměnu jednatele, mzdu, výplatu podílu na zisku, půjčku se smlouvou nebo proplacení výdaje doloženého dokladem.
Pokud tento princip nedodržujete, vzniká v účetnictví pohledávka za společníkem a při kontrole z finančního úřadu hrozí, že bude výběr posouzen jako skrytá výplata podílu na zisku, případně s doměrkem daně. Podrobný přehled toho, co obnáší účetnictví s.r.o., včetně rozdílů oproti daňové evidenci živnostníka, je dobré mít přečtený ještě před založením firmy.
Měsíční rutina: co sledovat každý měsíc
Nejdůležitější je pravidelnost. Firma, která předává doklady účetní jednou za rok v krabici od bot, si koleduje o chyby, pokuty i špatná rozhodnutí. Ideální rytmus je měsíční: do několika dnů po skončení měsíce účetní dostane všechny vydané a přijaté faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy a podklady ke mzdám.
Na oplátku by jednatel měl od účetní dostat stručný přehled. Nemusí jít o složitý report, stačí pár čísel na jedné stránce:
- Tržby a náklady za měsíc a jejich porovnání s minulým obdobím.
- Průběžný hospodářský výsledek od začátku roku, tedy zda firma vydělává.
- Pohledávky po splatnosti, tedy kdo vám dluží a jak dlouho.
- Závazky, tedy co musíte zaplatit a kdy.
- Odhad daňové povinnosti k DPH i k dani z příjmů, abyste nebyli překvapeni.
- Stav peněz na účtech a v pokladně oproti plánovaným výdajům.
Inspiraci, jak takový přehled sestavit a jak s ním pracovat, najdete v článku o tom, jaký měsíční účetní přehled pro jednatele dává smysl. Když ho máte každý měsíc na stole, rozhodujete podle čísel, ne podle pocitu ze zůstatku na účtu.
Roční povinnosti, které nesmí propadnout
Kromě měsíčního rytmu má s.r.o. i několik velkých ročních milníků. Prvním je inventarizace majetku a závazků ke konci účetního období. Ověřuje se, že stav v účetnictví odpovídá skutečnosti: zásoby na skladě, pokladní hotovost, pohledávky, dlouhodobý majetek. Inventarizace musí být doložena zápisem, nestačí ji jen „mít v hlavě“.
Druhým milníkem je účetní závěrka, tedy rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha. Na ni navazuje přiznání k dani z příjmů právnických osob. Termín pro podání se liší podle toho, zda se podává elektronicky, nebo zda firmu zastupuje daňový poradce. Třetím milníkem je schválení závěrky valnou hromadou, u jednoosobové s.r.o. rozhodnutím jediného společníka, a rozhodnutí o rozdělení zisku.
Posledním, často zapomínaným krokem je zveřejnění účetní závěrky ve sbírce listin obchodního rejstříku. Mnoho malých firem tuto povinnost roky ignoruje, ale rejstříkový soud může uložit pokutu a v krajním případě zahájit řízení o zrušení společnosti. Navíc nezveřejněná závěrka působí nedůvěryhodně na banky, dodavatele i obchodní partnery, kteří si firmu před spoluprací prověřují.
DPH: nejčastější zdroj pokut
Pokud je vaše s.r.o. plátcem DPH, čeká vás přiznání k DPH a kontrolní hlášení, obvykle měsíčně. Právě pozdě podané kontrolní hlášení patří mezi nejčastější důvody, proč firmy platí pokuty, a to i tehdy, když je daň správně spočítaná a zaplacená. Pokuty za kontrolní hlášení jsou pevně dané a naskočí automaticky.
Prevence je jednoduchá: dodržet termín pro předání dokladů účetní a hlídat datové schránky. Výzvy finančního úřadu k opravě nebo doplnění kontrolního hlášení mají krátkou lhůtu, a pokud je nikdo nepřečte, problém se rychle zvětšuje. Doporučujeme mít datovou schránku napojenou na e-mailové notifikace a účetní dát do ní přístup, pokud to smlouva umožňuje.
Odměna jednatele a výplata zisku
Častou otázkou je, jak si z firmy bezpečně a výhodně vyplácet peníze. Možností je několik a každá má jiné daňové a odvodové dopady. Jednatel může pobírat odměnu na základě smlouvy o výkonu funkce, která se zdaňuje podobně jako mzda. Může být ve firmě zaměstnaný na jinou pozici. A jako společník může dostat podíl na zisku, ovšem až po schválení účetní závěrky a po zdanění zisku na úrovni společnosti.
Nejvýhodnější kombinace se liší podle výše zisku, osobní situace jednatele i toho, zda chce mít nárok na nemocenské nebo důchodové pojištění. Tohle je přesně typ rozhodnutí, které se vyplatí propočítat s účetní na začátku roku, ne v prosinci, kdy už je většina možností ztracená.
Jak si vybrat správného partnera
Pro malou s.r.o. bez vlastního účetního oddělení je externí účetní v podstatě finanční ředitel na částečný úvazek. Měla by tedy nejen účtovat, ale i upozorňovat: že se blíží limit, že nějaký výdaj nebude daňově uznatelný, že by bylo výhodné pořídit majetek ještě letos, nebo naopak počkat. Při výběru se proto ptejte nejen na cenu, ale i na to, jak probíhá komunikace, jaké přehledy dostanete a jak rychle účetní reaguje.
Shrnutí pro jednatele
Jednatel nemusí být účetní, ale musí být informovaný. Když zavedete měsíční rytmus předávání dokladů, budete dostávat stručný přehled čísel a budete mít v kalendáři roční milníky, účetnictví přestane být strašákem. Stane se nástrojem, díky kterému víte, kolik firma skutečně vydělává, kolik si můžete bezpečně vyplatit a kdy je čas přidat plyn nebo zatáhnout za brzdu. A to je přesně informace, kterou potřebuje každý, kdo firmu řídí.
Napsat komentář